Case: Geelmuyden Kiese

Kommunikasjonskonsern dokumenterer prosesser og blir GDPR-compliant

En av Nordens største kommunikasjonsvirksomheter – Geelmuyden Kiese – bruker RISMAgdpr til å kartlegge prosesser og strukturere arbeidet med GDPR. Det sparer interne arbeidstimer, begrenser behovet for kostbar advokatassistanse og gjør det lettere å holde styr på persondatareglene i årene fremover

Når virksomheter og organisasjoner skal gjødsle jorden for et nytt produkt eller prosjekt, trenger man en tydelig strategi, klare budskap til offentligheten og ofte kontakt med politiske beslutningstakere. Det er her at Geelmuyden Kiese kommer inn i bildet.

Under slagordet ”Vi flytter makt” jobber 160 medarbeidere i Skandinavias største partnereide kommunikasjonsbyrå på tvers av interessenter, bransjer, målgrupper og landegrenser. Men virksomheten sto overfor en utfordring da GDPR gjorde det nødvendig å dokumentere arbeidsflyt og databehandling.

Flere forskjellige prosesser skapte hodebry

”GDPR er kanskje tenkt til en klassisk hierarkisk virksomhet hvor ledelsen dikterer hvordan tingene skal foregå. Slik er ikke vår hverdag. Vi har en flat struktur hvor våre konsulenter er svært tett på kundene. Vår rådgivning er tilpasset kundene og den måten de håndterer data på. Det betyr også at det er en rekke forskjellige måter p håndtere våre data på, alt etter hva kundene gjør. Der er, kort sagt, en betydelig divergens mellom hvordan GDPR er tenkt og hvordan vår virksomhet fungerer,” konstaterer Markus Vickery, nordisk it-sjef i Geelmuyden Kiese.

Gjennom 2017 jobbet han derfor tett sammen med det store norske advokatfirmaet Kvale om å finne en måte å gripe an GDPR-prosjektet på.

”Vi fikk et håndtak å skru på – det var det vi hadde manglet”

”På et tidspunkt ble Kvale oppmerksom på RISMAgdpr og anbefalte oss å titte nærmere på det. Vår CFO og jeg fikk en demonstrasjon av løsningen, og vi følte raskt at det kunne fungere for oss. For med RISMAgdpr fikk vi satt arbeidet i system ved å følge noen faste spørreskjemaer, bygge opp en struktur for organisasjonen og legge inn alle prosesser med persondata. Det var veldig konkret,” sier Markus Vickery.

”Vi fikk – grovt sagt – et håndtak å skru på slik at det kom konkrete resultater ut i den andre enden. Det var akkurat det vi hadde manglet,” forteller han.

Det blir enklere å finne og lukke hullene

I de foregående månedene har Markus Vickery og fire kollegaer på tvers av den nordiske organisasjonen jobbet med RISMAgdpr for å mappe og dokumentere prosesser. Det har gjort arbeidet med å implementere dokumentasjonskravene i GDPR lettere – og gir samtidig juristene hos Kvale håndtérbar, strukturert informasjon å jobbe videre med.

”Vi leverer materiale som juristene raskere og mer effektivt kan kjøre GAP-analyser på og melde i retur hvor vi bør gjøre våre prosesser enda bedre for å være compliant,” sier Markus Vickery.

”Det koster tid og penger å bli GDPR-compliant. Men sett i forhold til hvor mye tid vi sparer internt – tid som våre rådgivere kan bruke på kundene – ved å arbeide effektivt med prosessen, så opplever vi ikke kostnaden ved RISMAgdpr som stor. Systemet har levert god verdi, og gjør det fortsatt. Så dette gir god mening for oss,” tilføyer han.

God, positiv og enstemmig feedback om RISMAgdpr

Ifølge Markus Vickery har Geelmuyden Kiese gjort meget store fremskritt i GDPR-innsatsen. Likeledes mener han at RISMAgdpr gjør det enklere å fortsette å leve opp til Persondataforordningens mange krav i årene som kommer.

”Tidligere har vi jobbet på mange ulike måter for å bli compliant. Nå har vi én måte. Det er også en fordel at løsningen kan strukturere det løpende arbeidet framover. Blant annet ved å minne oss på når det er tid for å gjennomgå databehandleravtaler eller løse andre løpende oppgaver som GDPR stiller krav til,” sier han.

Læs mere om RISMAgdpr

Om Geelmuyden Kiese

Geelmuyden Kiese er Skandinavias største partnereide kommunikasjonsbyrå med kontorer i København, Oslo, Stockholm og Bergen. Virksomheten ble etablert i 1989 og har i dag ca. 160 medarbeidere. www.gknordic.com

 

 

EnglishDanish